想要视频会议更简单,更有效,你得这样做

如果您觉得大部分时间都花在会议上,那么您并不孤单。根据会议科学家约瑟夫·艾伦(Joseph Allen)博士的说法,经理们在新冠病毒大流行前的工作日中花了75%的时间准备,组织和参加会议,但超过一半的会议被认为是糟糕的。

如果视频会议目的明确,计划周密且运作良好,则可以成为一种强大的工具,但往往却被认为是徒劳的或不必要的。那么,为什么我们要召开糟糕的会议呢?我们如何使它们变得更好? 

Allen与Logitech的Nicole Baer和Philippe Depallens一起在Zoomtopia 2020上回答了这些问题以及更多内容观看他们的“进行认真会议的技巧”会议或下载我们方便的清单以改善组织的会议文化。

会前准备

问问自己:“这次会议有必要吗?”

快速回答以下问题,以评估您是否首先需要见面:

  • 我的会议有明确的目的/目标吗?
  • 协作和公开讨论对实现我的目标至关重要吗?
  • 我需要讨论复杂或敏感的信息吗?

如果您回答“是”,那么会议可能是达到您目的的方式-如果不是,请考虑应使用电子邮件,即时消息还是快速电话。

整理与会者列表

邀请列表中的每个人都在实现会议目标方面发挥积极作用吗?如果目的是协作,请尝试坚持5到7个人-否则,最终会有很多人参与通话,但只有少数人参与其中。 

创建和分发议程

议程有助于保持对话的顺利进行,并使会议更有成效。提前准备您的议程,并将其发送给所有与会人员,让他们提出自己的想法并快速掌握当前的话题。

使其长度正确

尝试将会议时间保持在45分钟以内,并避免安排会议前后开会,以使人们有时间恢复。如果您需要花费一个小时以上的时间(例如计划会议),请考虑短暂的休息时间,以便人们可以放松身心并恢复精力。

掌握正确的心态

当会议提醒弹出时,请停止当前的任务,并花几分钟时间准备将精力集中在即将举行的会议上。喝一杯水,冥想,听音乐或四处走走-能让您精力充沛,让您参与而又不分心的任何事物。

会议中的提示

从闲聊开始

花时间建立人际关系通常会导致更有效的会议。通过聊聊周末或询问人们在您开始业务之前的表现来设定正确的语气。 

成为积极的促进者

通过促进每个人都有发言权的活跃对话,使人们有理由打开相机。通过以名字叫人来鼓励参与。从屏幕共享到画廊视图再到聚光灯,经常切换视图也可以帮助保持与会者的注意力。

成为参与的参与者

避免多任务处理或标签浏览,这样您就可以尽可能地参与其中。通过使用会议反应向主持人显示您正在收听如果您不想打扰,请在会议聊天中分享评论。

坚持议程 

当对话开始渐行渐远时,请进行程序上的交流以重新专注于眼前的目标。建议列出不相关的讨论并离线进行跟进,以使会议保持正常。

专注于包容性

妇女和职位比较低的人往往会在工作场所遭受无意识的偏见视频会议会加剧这些不平等现象。注意谁在说话、在和谁说话,并努力平等地参与所有声音。

会议后的跟进

发送精彩片段和动作项

利用会议记录成绩单笔记应用程序,以便您可以将亮点发送给所有利益相关者。这样,每个人都可以保持通知状态,而不必花费整日的时间参加会议。 

提供更多的贡献机会

当您发送笔记或录音时,要求其他反馈或贡献。这为那些不太愿意在会议中发言的人或不在会议中的人创造了一个更具包容性的环境。

评估并取消不必要的会议

每次发生后评估会议,尤其是常设会议,以确保它们仍在实现其预期目的。如果不是,请将其缩短,减少频率或完全取消。 

 



关于华万:

华万成立于2013年,是工信部授权的多方通信运营商。华万是ZOOM中国区的OEM合作伙伴。

华万致力于为中国企业统一通信提供优质解决方案,为中国企业的发展助力。

目前华万已经累计为近万家中国企业提供多方通信服务。



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